הטמעת מערכת ERP בארגון

הטמעת מערכות מידע בחברות וארגונים הינו תהליך מורכב אשר דורש מוכנות הארגון לשינוי ארגוני וטכנולוגי. השינוי הארגוני צריך להיות רצוי, מנוהל וחלק מהחזון ואסטרטגיית הארגון.
רוב ההטמעות של המערכת מתבצעות כאשר העסק פעיל ודורש ניהול שוטף. ניהול תהליכי ההטמעה מתווסף לניהול השוטף ואף מקשה בתחילה על הפעילות השוטפת. בכדי לעבור את ההטמעה בהצלחה באופן יעיל ואפקטיבי נדרשת היערכות ותכנון ברמת המערכת וברמת הארגון. 

היעדים לבחינת ההצלחה של הטמעת המערכת:

• איכות- לקבל את מה שתוכנן
• לוחות זמנים- עמידה ביעדי הזמן
• כסף- עמידה ביעדי התקציב 

להלן עיקרי האתגרים שארגונים נתקלים בתהליכי הטמעת מערכת:

1. ליקויים בהגדרת תכולת הפרויקט באפיון וביישום

חוסר בתיחום ברור של היקף ותכולת הפרויקט וניהול התקציב בהתאם.

סטייה מההחלטות המקוריות במהלך היישום.

אי עמידה בלוחות הזמנים.

2. חוסר תיאום וקבלת החלטות באיחור

מחסור או איחור בהחלטות לגבי דרישות ושאלות מרכזיות.

היישום אינו תואם את הדרישות העסקיות.

חוסר הסכמה בין מקבלי ההחלטות לגבי מטרות היישום.

3. התנגדות לשינוי

אי מוכנות מצד הארגון להתמודד עם שינוי המערכת ושינוי הארגון.

מחסור בתמריצים למשתמשי המערכת או פונקציות בארגון.

חוסר שביעות רצון של משתמשי הקצה מהמערכת ואופן יישומה.

4. ניהול הפרויקט אינו משקף את מורכבותו

תקלות, שינויי תכנה וממשקים אינם מנוהלים בצורה יעילה.

נהלי אסקלציה לא ברורים.

הסיכונים לא מאותרים ומנוהלים בצורה עקבית.

המלצות להתמודדות עם אתגרי ההטמעה:

• תכנון וניהול תכולת הפרויקט

תכולת פרויקט מוגדרת וברורה, הגדרת הדרישות ותקשור עם כל גורמי החברה המעורבים בפרויקט.

מיפוי פערים ארגוניים והיערכות מותאמת.

בחינה מוקדמת של סיכוני הפרויקט ונקיטת פעולות להפחתתם.

הגדרת ארכיטקטורת מערכת מפורטת.

בניה והפצת מתדולגית לבחינת הפרויקט.

בחינת המבנה הארגוני של הפרויקט ובחינת תהליכי הפרויקט.

זמינות אנשי מפתח מהמחלקות השונות בפרויקט.

בדיקת צרכי המפתח העיקריים של החברה.

• תקשורת

תקשור עמדת ההנהלה הבחירה לגבי חשיבות הפרויקט ורמת המחויבות של הארגון כלפיו.

שיתוף של כל הגורמים הרלוונטיים בארגון החל משלב תכנון הפרויקט וייזומו.

שמירה על שקיפות לגבי שלבי הפרויקט ואופן ביצוע.

• שינויים

תמיכת הנהלה לאורך תהליך המעבר מהמערכת הקודמת אל הפתרון החדש.

תמיכה בשינוי התרבותי והארגוני בעקבות שינוי המערכת.

נהלו את השינויים ואל תתנהלו בהם.

• בקרה

בקרה שוטפת לתהליכי הפרויקט ועמידתו בסטנדרטים שנקבעו.

הגדרה ברורה על אופן קבלת התוצרים מהחברה המיישמת ואופן בדיקתם.

בדיקת פערי היישום בחברה מול צורת יישום מקובלת על ידי מומחים מהתחום.

זיהוי מוקדם של נושאים הדורשים החלטת הנהלה.

ביצוע טסטים (QA) פרטניים לפרויקט (בדיקות קונספט, בדיקות מערכת ובדיקות לאופן יישום צרכי הארגון).

בקרה ברמה של שימת דגש על האינטגרציה, הממשקים בתמונה הרחבה של הארגון.

• הדרכות ותמיכה

תכנון הקמה וניהול של כל מערך התמיכה לפני העלייה לאוויר.

לבנות הדרכות תהליכיות, הדרכות על המערכת וניהול מערך הטמעה בשטח.

יש לקחת בחשבון שבסמוך לקליטת המערכת החדשה, ייתכן מאוד שתפוקות העבודה ירדו וזאת בשל הזמן שלוקח להטמיע את הרגלי העבודה החדשים. זוהי כמובן ירידה לצורך עלייה, ועדיין, תקופת ההתאקלמות של המערכת צריכה להילקח בחשבון. כמו כן, יש לצפות לכך שתהליכים מסוימים במערכת החדשה לא הותאמו מראש באופן מושלם לצרכים הספציפיים של הארגון, ולכן עלולות להיווצר תקלות הנובעות מחוסר ההתאמה זה. לכן חשוב מאוד שתקופת ההתאקלמות הראשונה של המערכת תהיה מלווה ע"י מדריכים ומטמיעים שיוכלו לסייע לעובדים בכל בעיה או תקלה שתצוץ. את כל התקלות יש לרכז ולטפל בהן על פי דרגת חומרתן והשפעתן על תקינות מהלך העבודה ועל הרציפות/ההמשכיות העסקית.
 
חשוב לזכור שלאחר העלייה לאוויר של המערכת נדרשת תחזוקה, יעול ושיפור המתמיד של המערכת למיקסום של הפוטנציאל בהתאם ליעדים וחזון העסקי.

למשרדנו ניסיון רב ביעוץ ולווי תהליכים עסקיים עם מגוון סוגי לקוחות בכל המגזרים.
המומחיות הפיננסית, השילוב של מומחיות במערכות מידע ושימוש בידע וניסיון שנצבר בליווי הטמעת מערכות מידע, בהיבטי ניהול סיכונים ובהיבטים פיננסיים שונים בארגונים שונים במשק הישראלי מאפשרים לנו לתת שירות מקצועי ברמה הגבוהה ביותר.

המאמר נכתב על ידי מחלקת מערכות מידע במשרדנו.