הזום לא מספיק: כך חברות הפועלות בחו"ל יצליחו לשרוד

חברות ישראליות רבות מחזיקות שלוחות ומשרדים ברחבי העולם, וככל שהיקף הפעילות גדל מחוץ לישראל, כך נדרשות החברות להקים נציגויות קבועות במדינות שבהן הן פועלות.

עד פרוץ הקורונה, פעילות המכירות, ההדרכה והבקרה של הסניפים התבצעה על ידי אנשים שטסו מישראל בזכות ידע ספציפי, ואולם סגירת השמים העמידה את מנהלי החברות בפני אתגרים חדשים בתחום השליטה והבקרה. לכאורה, נראה כי אפשר היה לדלג על המשוכה הודות לאפליקציית זום, שהביאה בשורה חדשה וחינוך לשוק העבודה העולמי, אך על אף שהקדמה הטכנולוגית מאפשרת קשר ישיר עם סניפים מרוחקים, קיימים כמה קשיים בפעילות העסקית ששיחות וידיאו לא יכולות לגשר.

לא אחת מנהלים בחברות חשים חוסר נוחות בנוגע לרמת הבקרה והשליטה שלהם על פעילות הסניפים בחו"ל. במקרים רבים, ממצאי הביקורת שערכנו אוששו את אותן תחושות ואף חידדו את הצורך הקריטי בליווי פיזי של הבקרה בסניפים. לכשל בסניף מקומי יש פוטנציאל ממשי לסכן את החברה האם בישראל. לדוגמה, חברת שיכון ובינוי נחשדה במתן שוחד לעובדי ציבור בחו"ל, או בנק הפועלים שהסתבך עם רשויות המס האמריקאיות בטענה שסייע להעלמות מס ללקוחות הבנק.

בחברות רבות, הסניפים בחו"ל הם עמדה קדמית שלא קיימת בה שדרת ניהול. לאור זאת, מקובל שדרגי ניהול בכירים מבקרים אחת לתקופה בחברות הבנות בחו"ל לצורך פיתוח עסקי, קיום פגישות עם לקוחות אסטרטגיים, בחינת שיתופי פעולה, פגישות עם מוסדות פיננסיים, ספקי מפתח ועוד. בנוסף, קיימת חשיבות רבה למפגש פרונטלי שבו ניתן לזהות כשלים אפשריים בצורה טובה יותר, כמו שיחות עם עובדים בשטח, סיורים ברצפת הייצור, קבלת תחושה לגבי האווירה בחברה וכו'.

יתרה מזאת, יש פערים לוגיסטיים, תרבותיים, חברתיים ורגולטוריים שלא ניתן לזהות מבלי לבקר פיזית במקום. לחברות טכנולוגיה למשל, יש קושי לבצע מכירה או הדגמה שמבוצעת מרחוק על מערכות מורכבות. לחברות מתחום הציוד הרפואי, הדגמה בפני רופאים היא חלק מהותי וקריטי בהליך המכירה.

במקרים רבים, מנהלים ישראלים מניחים בטעות שהסניף בחו"ל פועל תחת סביבה דומה בישראל. בפועל, קיימים פערי תרבות מהותיים בין המדינות השונות אשר משפיעים על מהלך העסקים. לדוגמה, בחלק ממדינות מזרח אירופה השחיתות כה מושרשת בתרבות המקומית, שיש להניח כי העובדים המקומיים חשופים ברמה יומיומית להצעות שוחד; ביפן, תקציבי הבידור והאירוח גבוהים ביחס למקובל בישראל לאור העובדה שכדי לסכם עסקות מהותיות מקובל להזמין לקוחות לבילויים כחלק ממהלך העסקים הרגיל. לאור זאת, ועל מנת להימנע מסיכונים מיותרים, יישום תהליכי בקרה שוטפים בשטח הם קריטיים כדי לוודא שהפעילות העסקית חוקית, יעילה ומבוקרת.

בתקופת הקורונה, שבה ביקור בחו"ל נהפך לאתגר בפני עצמו, יעשו בחוכמה חברות שיכירו בפער שנוצר ויגדירו תהליכי ניהול ובקרה שיאפשרו לצמצם את הסיכונים הנובעים מהריחוק שנכפה.

אחד הצעדים החשובים הוא מינוי גורם בהנהלה בישראל שישמש כרפרנט קבוע לפעילות בחו"ל. בנוסף, קיימת חשיבות רבה להמשך שגרת פעילויות הבקרה והביקורת לרבות ביצוע ביקורת פנימית. במידת הצורך, ניתן להפעיל שלוחות של פירמות בינלאומיות בפיקוח בעלי התפקידים בישראל.

למרות הטכנולוגיה שמאפשרת קשר ישיר עם סניפים מרחוקים, במקרים רבים הריחוק הפיזי מההנהלה ושומרי הסף (מבקר פנימי, רואה חשבון מבקר) בישראל, מציב אתגרים משמעותיים לניהול עסק גלובלי תוך שמירה על תהליכי עבודה תקינים, המשך הפיתוח העסקי וניטור הסיכונים. כדי לאפשר פעילות תקינה והשגת יעדי חברה, נדרשת היערכות מיוחדת שלוקחת בחשבון את המאפיינים הייחודיים לכל מדינה.